DSFA: Leitfaden für MS 365
Microsoft vertritt die Auffassung, dass es in Microsoft Office 365 nichts gibt, das notwendigerweise die Erstellung einer DPIA/DSFA durch einen Datenverantwortlichen erfordern würde. Die etwaige Notwendigkeit eine DSFA durchzuführen hinge davon ab, wie der Verantwortliche Office 365 bereitstellt, konfiguriert und verwendet.
Mit anderen Worten: In dem Zustand, den Microsoft MS 365 zur Nutzung bereitstellt, geht von den Anwendungen kein derartiges Risiko aus, welches eine Abschätzung des Risikos nach Art. 35 DS-GVO auslösen würde. Erst der Verantwortliche schafft durch die Art und die Zwecke für die er die Socftware verwendet ein Risiko, welches ggf. innerhalb einer DSFA zu betrachten ist.
Unabhängig davon, ob man diese Auffassung überzeugend findet, kann der interessierte Verantwortliche auf den Seiten von Microsoft einen neuen Leitfaden abrufen, wie eine DSFA zu MS 365 durchgeführt werden könnte.
Teil 1 des bereigestellten Dokuments bietet den Verantwortlichen Informationen zu Office 365, die ihm als Datenverantwortlicher bei der Entscheidung helfen sollen, ob eine DSFA erforderlich ist. Sollte dies der Fall sein, findet der Verantwolrtliche in den Teilen 2 und 3 weitere Informationen von Microsoft, die ihm bei der Erstellung einer DSFA unterstützen sollen.
Teil 2 enthält allgemeine Antworten, die für alle Office 365-Dienste und die notwendigen Elemente einer DPIA relevant sind. In Teil 3 werden produktspezifische Informationen bereitgestellt, die auf die wichtigsten Informationsanforderungen der Kunden abgestimmt sind, um deren eigene DSFA zu erstellen. Zudem enthält Teil 3 ein beispielhaftes DSFA-Dokument, das heruntergeladen und angepasst werden kann, um die Erstellung einer DSFA zu erleichtern.
Office 365 umfasst Anwendungen und Dienste wie Exchange Online, SharePoint, OneDrive für Arbeit und Schule, Viva Engage und Microsoft Teams. Eine umfassendere Liste der über Office 365 verfügbaren Dienste finden Interessierte in den Tabellen 1 und 2 des Office 365-Leitfadens – Antrag einer betroffenen Person.
Verwandte Produkte
Das könnte Sie auch interessieren
-
Umgang mit E-Mail-Postfächern bei Abwesenheit und Ausscheiden von Beschäftigten
Der Umgang mit personalisierten E-Mail-Konten ausgeschiedener oder länger abwesender Mitarbeitender zählt zu den häufig nachgefragten Beratungsthemen im Beschäftigtendatenschutz. Im Zentrum steht die Frage, ob und unter welchen Voraussetzungen Arbeitgeber:innen auf betroffene Postfächer zugreifen dürfen. Prävention durch klare Prozesse Verantwortliche sollten datenschutzrechtlichen Konflikten bereits durch organisatorische Weichenstellungen vorbeugen. Zu prüfen ist zunächst, ob personalisierte Postfächer überhaupt
Mehr erfahren -
Auskunftsrecht nach Art. 15 DS-GVO gegenüber Rechtsanwält:innen
Beschwerden über unbeantwortete oder unvollständig beantwortete Auskunftsersuchen gegenüber Kanzleien und Einzelanwält:innen gehören zu den regelmäßig auftretenden Fallkonstellationen der Aufsichtspraxis. Im Fokus steht zumeist die Frage der Reichweite des Auskunftsrechts betroffener Personen gegenüber Berufsgeheimnisträger:innen. Grundsatz: DS-GVO gilt auch für Rechtsanwält:innen Rechtsanwält:innen unterliegen als Verantwortliche im Sinne der DS-GVO grundsätzlich uneingeschränkt deren Vorgaben und müssen geeignete Maßnahmen
Mehr erfahren -
Kein Auskunftsverweigerungsrecht juristischer Personen gegenüber Aufsichtsbehörden
Das VG Berlin (VG Berlin, Urteil vom 9. Oktober 2025, VG 1 K 607/22) hat in einem noch nicht rechtskräftigen Urteil die aufsichtsbehördlichen Auskunftsbefugnisse nach Art. 58 Abs. 1 lit. a DS-GVO bestätigt und konkretisiert. Ausgangsfall: Adressvermietung ohne Rechtsgrundlage Hintergrund war die Verwarnung eines Buchverlags, der Kundendaten ohne Einwilligung und ohne sonstige gesetzliche Grundlage zu
Mehr erfahren
