Löschen oder Archivieren: BayLfD bietet Arbeitspapier

Archivieren oder Löschen

Ein effektives Datenschutzmanagement erfordert vom Verantwortlichensich nicht nur Gedanken um die Zulässigkeit der Datenerhebung zu mache. Der datenschurzkonforme Umgang muss sich auf den gesamten Lebenszyklus von personenbezogenen Daten erstrecken und damit auch den Vorgang des Löschens. Generell sind personenbezogene Daten zu löschen, wenn ihre Speicherung unzulässig ist oder ihre Kenntnis für die speichernde Stelle „zur Erfüllung ihrer Aufgaben nicht mehr erforderlich ist“. Um sicherzustellen, dass die personenbezogenen Daten nicht länger als nötig gespeichert werden, sollte der Verantwortliche Fristen für ihre Löschung oder regelmäßige Überprüfung vorsehen.
In der Praxis kann sich die Frage stellen, ob der Verantwortliche durch die Archivierung von personenbezogenen Daten den Datenschutz umsetzen kann oder vielleicht sogar muss (Atchivierung als Löschungssurrogat).

Den damit zusammenhängenden Fragen widmet sich ein Arbeitspapier ( Löschung oder Archivierung? ), das der Bayerische Landesbeauftragte für den Datenschutz als Datenschutz-Aufsichtsbehörde für den bayerischen öffentlichen Sektor und die Generaldirektion der Staatlichen Archive Bayerns als zentrale staatliche Fachbehörde für alle Fragen des Archivwesens gemeinsam erarbeitet haben. Das Arbeitspapier skizziert die wesentlichen Aspekte der archivrechtlichen Aufbewahrungs- und der datenschutzrechtlichen Löschungsregelungen; es behandelt Gemeinsamkeiten, Unterschiede und grundlegende Wertungen, die im Schnittbereich beider Rechtsmaterien auftauchen.

Es charakterisiert die Archivierung als Löschungssurrogat und geht – unter Berücksichtigung der je eigenen Perspektive von Datenschutz- und Archivrecht – auf die Frage der Aufbewahrungsdauer ein. Der Aspekt der datenschutzrechtlichen Informationspflichten bei der Archivierung von Unterlagen bleibt ebenfalls nicht unbetrachtet. Damit stellt das Arbeitspapier auch einen guten Ratgeber für die Herausforderungen dar, denen sich Verantwortliche nicht nur aus dem öffentlichen Bereich im Rahmen der Digitalisierung konfrontiert sehen. Damit dürfte das Arbeitspapier auch für Verantwortliche aus dem privatrechtlichen Bereich hilfreiche Anregungen bieten, die die Verarbeitung personnebezogener Daten im Spannungsfeld von Datenschutz- und Archivrecht organisieieren müssen.

(Foto: momius -stock.adobe.com)

Letztes Update:14.01.23

  • Fingerabdruck im Personalausweis rechtens

    EuGH: Pflicht zur Aufnahme von Fingerabdrücken im Personalausweis ist zulässig

    Der EuGH hat entschieden, dass die Verpflichtung zur Aufnahme von zwei Fingerabdrücken im Personalausweis mit dem Unionsrecht vereinbar ist, obwohl die zugrunde liegende europäische Verordnung auf einer falschen Rechtsgrundlage beruht. Ein deutscher Staatsbürger hatte sich gegen die Weigerung der Stadt Wiesbaden gewandt, ihm einen neuen Personalausweis ohne Fingerabdrücke auszustellen. Der EuGH stellte fest, dass die

    Mehr erfahren
  • Abfrage des Geburtsdatums beim Online-Shopping nicht immer zulässig

    Mit der Rechtmäßigkeit einer datenschutzrechtlichen Anordnung hat sich das OVG Niedersachsen befasst. Im Ergebnis hat das OVG einer Online-Apotheke untersagt, als verpflichtende Angabe im Bestellprozess stets das Geburtsdatum abzufragen. Die niedersächsische Datenschutzbehörde hatte die Apotheke aufgefordert, unabhängig von der Art des bestellten Medikaments das Geburtsdatum und die Anrede des Bestellers nicht mehr abzufragen. Die Apotheke

    Mehr erfahren
  • Datenschutzbeauftragte: Deutsches Modell bleibt

    Die Institution „Datenschutzbeauftragte“ ist so alt wie das deutsche Datenschutzrecht, auf Bundesebene gibt es sie seit 1977. Viele sehen es als einen großen Erfolg, dass die Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) die bewährte deutsche Regelung übernommen hat und die Bestellung von Datenschutzbeauftragten seit Wirksamwerden der DS-GVO in der Europäischen Union vorsieht. Mit den Datenschutzbeauftragten stehen Unternehmen (und Behörden)

    Mehr erfahren