Rechtskonformer Einsatz von Chat-Diensten im Unternehmensbereich

Sogenannte Messenger-Dienste haben parallel zur Verbreitung von Smartphones in den letzten Jahren zentrale Bedeutung für den Austausch von Nachrichten erlangt, andere Kommunikationsdienste wie E-Mail oder SMS vielfach ersetzt und zählen im privaten Alltag zu den beliebtesten Kommunikationsformen. Gründe hierfür sind neben der jederzeitigen Nutzbarkeit über Smartphone und der leichten Bedienbarkeit der Funktionsumfang, der es erlaubt, neben Textnachrichten auch Bilder, Videos oder Sprachnachrichten auszutauschen, Sprach- und Videoanrufe durchzuführen und wahlweise mit einzelnen Teilnehmern oder in der Gruppe zu kommunizieren. Hinzu kommt, dass es sich vielfach um unentgeltlich nutzbare Angebote handelt (vgl. Whitepaper des DSK „Technische Datenschutzanforderungen an Messenger-Dienste im Krankenhausbereich“.)

Auch bei der Kommunikation innerhalb von Unternehmen sowie mit Kunden und Geschäftspartnern spielen Instant-Messenger eine immer wichtigere Rolle. Sie ermöglichen den schnellen, unkomplizierten Austausch von Informationen und Dokumenten per Mobiltelefon. Während der Corona-Pandemie, in der Millionen Beschäftigte zu Hause arbeiteten, hat die Bedeutung der Messenger-Dienste noch zugenommen. Laut einer Studie des Digitalverbands Bitkom vom Mai 2021 nutzen zwei Drittel (66 Prozent) aller Unternehmen Messenger-Dienste für die interne und externe Kommunikation. Im Jahr davor waren es 50 Prozent und 2018 erst 37 Prozent.

Der berufliche oder gewerbliche Einsatz von Messenger-Diensten unterliegt gesetzlichen Datenschutz-Vorgaben, denen gängige Messenger-Dienste bislang nicht oder nur bedingt entsprechen.
Die Rechtslage insbesondere beim Schutz von personenbezogenen Daten und Geschäftsgeheimnissen ist jedoch komplex, und die bei Verstößen drohenden Sanktionen können schnell zum Hemmnis werden.

Checkliste und Kurzleitfaden

Wissenschaftler*innen des Themenfelds Recht vom FZI Forschungszentrum Informatik haben die derzeitige Rechtslage aufbereitet, welche bereits die aktuelle Novellierung des Telemedien- und Telekommunikationsrechts in Deutschland einbezieht. Mit einer Studie mit 11-Punkte-Checkliste sowie einem zusätzlichen Kurzleitfaden für Unternehmen ist eine fundierte wissenschaftliche Grundlage für die Auswahl eines Instant-Messengers zur internen und externen Kommunikation entstanden. Die Studie „Daten- und Geheimnisschutz bei der Kommunikation im Unternehmenskontext“ mit Fokus auf Messengerdienstlösungen wurde im November 2021 frei zugänglich („open access“) veröffentlicht.

Angesichts der hohen rechtlichen Anforderungen zum einen an den Datenschutz und zum anderen an den Schutz von Geschäftsgeheimnissen ist der rechtskonforme Einsatz eines Messengerdienstes für Unternehmen häufig schwer einzuschätzen. Mit der nun vom FZI vorgelegten umfassenden wissenschaftlichen Studie zu Messenger-Diensten in Unternehmen wollen die Rechtsforscher*innen Unternehmen eine Orientierungshilfe bieten.

Die Studie „Daten- und Geheimnisschutz bei der Kommunikation im Unternehmenskontext“ umfasst zirka 300 Seiten und kann hier kostenfrei abgerufen werden: https://url.fzi.de/messengerstudie

Aus den Erkenntnissen der Studie entwickelten die Autor*innen einen 17-seitigen Leitfaden für Praktiker*innen, der hier zum Download bereitsteht: https://url.fzi.de/messenger-LF

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(Foto: Denys Prykhodov – stock.adobe.com)