DSFA: Leitfaden für MS 365
Microsoft vertritt die Auffassung, dass es in Microsoft Office 365 nichts gibt, das notwendigerweise die Erstellung einer DPIA/DSFA durch einen Datenverantwortlichen erfordern würde. Die etwaige Notwendigkeit eine DSFA durchzuführen hinge davon ab, wie der Verantwortliche Office 365 bereitstellt, konfiguriert und verwendet.
Mit anderen Worten: In dem Zustand, den Microsoft MS 365 zur Nutzung bereitstellt, geht von den Anwendungen kein derartiges Risiko aus, welches eine Abschätzung des Risikos nach Art. 35 DS-GVO auslösen würde. Erst der Verantwortliche schafft durch die Art und die Zwecke für die er die Socftware verwendet ein Risiko, welches ggf. innerhalb einer DSFA zu betrachten ist.
Unabhängig davon, ob man diese Auffassung überzeugend findet, kann der interessierte Verantwortliche auf den Seiten von Microsoft einen neuen Leitfaden abrufen, wie eine DSFA zu MS 365 durchgeführt werden könnte.
Teil 1 des bereigestellten Dokuments bietet den Verantwortlichen Informationen zu Office 365, die ihm als Datenverantwortlicher bei der Entscheidung helfen sollen, ob eine DSFA erforderlich ist. Sollte dies der Fall sein, findet der Verantwolrtliche in den Teilen 2 und 3 weitere Informationen von Microsoft, die ihm bei der Erstellung einer DSFA unterstützen sollen.
Teil 2 enthält allgemeine Antworten, die für alle Office 365-Dienste und die notwendigen Elemente einer DPIA relevant sind. In Teil 3 werden produktspezifische Informationen bereitgestellt, die auf die wichtigsten Informationsanforderungen der Kunden abgestimmt sind, um deren eigene DSFA zu erstellen. Zudem enthält Teil 3 ein beispielhaftes DSFA-Dokument, das heruntergeladen und angepasst werden kann, um die Erstellung einer DSFA zu erleichtern.
Office 365 umfasst Anwendungen und Dienste wie Exchange Online, SharePoint, OneDrive für Arbeit und Schule, Viva Engage und Microsoft Teams. Eine umfassendere Liste der über Office 365 verfügbaren Dienste finden Interessierte in den Tabellen 1 und 2 des Office 365-Leitfadens – Antrag einer betroffenen Person.
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