Personalakten sind nicht Teil des Bewerbungsverfahrens

Die Berliner Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit (BlnBDI) hat sich im Tätigkeitsbericht 2024 grundsätzlich gegen die Praxis ausgesprochen, im öffentlichen Dienst Bewerbenden die Einwilligung zur Personalakteneinsicht abzuverlangen, und entsprechende Änderungen bei der Senatsverwaltung für Finanzen (SenFin) angeregt.

Bisherige Praxis

Wer sich aus einem bestehenden öffentlich-rechtlichen Beschäftigungsverhältnis heraus auf eine neue Stelle im Berliner Landesdienst bewirbt, musste bislang standardmäßig einer Einsicht in die eigene Personalakte zustimmen. Vielfach wurden dabei zusätzlich Ausdrucke der Fehlzeiten der letzten drei Jahre beigefügt. Die SenFin hat inzwischen aktualisierte Vorgaben zu datenschutzrechtlichen Anforderungen an Personalakten veröffentlicht, die die Maßstäbe für Einwilligungserklärungen und die Grenzen der Akteneinsicht konkretisieren – ein von der Behörde ausdrücklich begrüßter Zwischenschritt.

Einwilligung strukturell nicht freiwillig

Das grundlegende Problem bleibt dennoch bestehen: Eine wirksame Einwilligung nach Art. 4 Nr. 11 DS-GVO setzt echte Freiwilligkeit voraus, also die Möglichkeit, sie ohne Nachteile zu verweigern oder zu widerrufen. In den der BlnBDI vorliegenden Beschwerdeverfahren ließ sich nachweisen, dass Bewerbende vom Verfahren ausgeschlossen wurden, weil sie die Einwilligung verweigert hatten. Damit ist die strukturelle Unfreiwilligkeit belegt. Selbst ohne einen solchen formellen Ausschluss wäre die Freiwilligkeit zweifelhaft, da Bewerbende typischerweise befürchten müssen, bei Verweigerung schlechtere Chancen zu haben.

Datenminimierungsgebot verletzt

Hinzu kommt ein materielles Datenschutzproblem: Personalakten enthalten weit mehr Informationen, als für eine am Grundsatz der Bestenauslese ausgerichtete Eignungsprüfung erforderlich ist. Zulässig heranzuziehen sind Beurteilungen, Zeugnisse und Weiterbildungsnachweise sowie ggf. Informationen über Disziplinarverfahren. Unzulässig ist dagegen die Berücksichtigung von Krankheitstagen und gesundheitlichen Einschränkungen, Familienstand, Lichtbildern aus Bewerbungsunterlagen und veralteten Informationen. Da aktenführende Stellen häufig keine klare interne Trennung der Personalaktenteile vornehmen, wird in der Praxis regelmäßig die gesamte Akte übermittelt – obwohl nur einzelne Teile angefordert wurden.

Position der BlnBDI

Die Behörde strebt an, dass Personalakteneinsichten aus Bewerbungsverfahren im öffentlichen Dienst künftig vollständig entfallen. Die ausschreibende Behörde kann alle verfahrensrelevanten Unterlagen unmittelbar von der sich bewerbenden Person anfordern. Für die einstellende Dienstbehörde entstünden dadurch keine wesentlichen Nachteile – das Verfahren würde aber erheblich datenschutzkonformer.

Praxishinweis

Für Datenschutzbeauftragte in Behörden und öffentlich-rechtlichen Einrichtungen empfiehlt sich eine Überprüfung der internen Bewerbungsverfahren: Werden Einwilligungen zur Personalakteneinsicht eingeholt? Wird die gesamte Akte oder werden nur die rechtlich zulässigen Teile übermittelt? Werden Fehlzeitenausdrucke standardmäßig beigefügt? Jeder dieser Punkte begründet nach der Einschätzung der BlnBDI einen eigenständigen Datenschutzverstoß.

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