Auskunft nach Art. 15 DS-GVO: Schwärzungen müssen als solche erkennbar sein

er bei einer Datenauskunft Passagen unkenntlich macht, muss das sichtbar tun. Eine Behörde, die Textstellen weiß auf weiß abgedeckt hatte, hat dafür eine Verwarnung erhalten. Über den Fall berichtet der Bayerische Landesbeauftragte für den Datenschutz (BayLfD) in seinem 35. Tätigkeitsbericht für 2025 (Kap. 10.1 und Kap. 2.1).

Weißung statt Schwärzung

Eine bayerische öffentliche Stelle hatte dem Beschwerdeführer auf seinen Auskunftsantrag hin unter anderem eine ausgedruckte E-Mail übergeben. Darin waren persönliche Bemerkungen über ihn unkenntlich gemacht, allerdings nicht mit einem schwarzen Balken, sondern mit einer kaum erkennbaren Weißung. Dass Text fehlte, war praktisch nicht zu sehen.

Der BayLfD stellt zunächst klar, dass auch subjektive oder kommentierende Bemerkungen über eine Person personenbezogene Daten im Sinne von Art. 4 Nr. 1 DS-GVO sind und damit grundsätzlich unter den Auskunftsanspruch fallen. Einschränkungen sind möglich, etwa wenn Rechte anderer Personen betroffen sind (Art. 15 Abs. 4 DS-GVO). Sie müssen aber für die betroffene Person nachvollziehbar sein. Eine Weißung auf weißem Grund verhindert gerade, dass die Person erkennt, dass ihr Daten vorenthalten werden. Damit kann sie die Beschränkung auch nicht überprüfen lassen, weder durch die Aufsichtsbehörde noch durch ein Gericht. Darin sah der BayLfD einen Verstoß gegen die Transparenzanforderungen der Art. 5 Abs. 1 lit. a und Art. 12 Abs. 1 DS-GVO und sprach eine Verwarnung nach Art. 58 Abs. 2 lit. b DS-GVO aus. Die Stelle sagte zu, künftig erkennbar zu schwärzen.

Unproblematisch ist eine Unkenntlichmachung dagegen, soweit sie reine Sachinformationen ohne Bezug zur antragstellenden Person betrifft. Hierauf erstreckt sich der Auskunftsanspruch nicht.

Teilauskunft statt pauschaler Ablehnung

In dieselbe Richtung weist ein weiterer Fall aus dem Bericht. Die Spielbanken Bayern dürfen Auskünfte über Daten aus der Geldwäscheprävention nicht pauschal verweigern. Beschränkungen sind nur im Einzelfall und nach Abwägung möglich. Kriterien, die einen Verdacht auslösen, dürfen geheim bleiben, Adressdaten und Besuchszeiten sind in der Regel mitzuteilen.

Für die Praxis heißt das: Schwärzungen sollten immer klar erkennbar sein, also schwarze Balken oder ein Vermerk wie „geschwärzt gem. Art. 15 Abs. 4 DS-GVO“. Der betroffenen Person sollte mitgeteilt werden, dass und warum die Auskunft eingeschränkt wurde. Die Gründe gehören in die interne Dokumentation. Bei elektronischen Dokumenten ist zu prüfen, dass die Schwärzung den Text tatsächlich entfernt und nicht nur überdeckt. Und nicht zuletzt sollten Beschäftigte wissen, dass persönliche Kommentare in dienstlichen E-Mails und Vermerken bei einem Auskunftsersuchen herauszugeben sein können.

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