Orientierungshilfe für datenschutzkonforme Nutzung von E-Mail
E-Mail ist neben dem World Wide Web ein wichtiger Internetdienst, nicht zuletzt, weil es durch E-Mails möglich ist, Textnachrichten ebenso wie digitale Dokumente (also z. B. Grafiken oder Office-Dokumente) typischerweise in wenigen Sekunden rund um die Erde zu senden.
Ihren Siegeszug trat die E-Mail bereits in dem Jahre 1984 an und ihre Beliebtheit hält trotz diverser Messenger und Sozialer Dienste weiter an.
Insbesondere wenn mit der E-Mail personenbezogene Daten übermittelt werden, (über die ohnehin vorhandenen Metadaten des Versenders hinaus) existieren auch datenschutzrechtliche Anforderungen, die insbesondere Verantwortliche und Auftragsverarbeiter beachten müssen. Sie sind gesetzlich gehalten, die Risiken, die sich aus ihren Verarbeitungen personenbezogener Daten ergeben, hinreichend zu mindern.
Das betrifft auch Risiken, die durch die Übermittlung personenbezogener Daten per E-Mail entstehen. Der gesetzlich gebotene Schutz personenbezogener Daten im Zuge der Übermittlung von E-Mail-Nachrichten erstreckt sich sowohl auf die personenbezogenen Inhalte als auch die Umstände der Kommunikation, soweit sich aus Letzteren Informationen über natürliche Personen ableiten lassen.
Sowohl Transportverschlüsselung als auch Ende-zu-Ende-Verschlüsselung mindern für ihren jeweiligen Anwendungszweck Risiken für die Vertraulichkeit und Integrität der übertragenen personenbezogenen Daten. Der Einsatz von Transportverschlüsselung bietet lediglich einen Basis-Schutz und stellt eine Mindestmaßnahme zur Erfüllung der gesetzlichen Anforderungen dar. Der durchgreifendste Schutz der Inhaltsdaten wird hingegen durch Ende-zu-Ende-Verschlüsselung erreicht. Verantwortliche müssen beide Verfahren in der Abwägung der notwendigen Maßnahmen berücksichtigen. In einer von der Konferenz der unabhängigen Datenschutzaufsichtsbehörden des Bundes und der Länder mehrheitlich verabschiedeten Orientierungshilfe werden die Anforderungen an die Verfahren zum Versand und zur Entgegennahme von E-Mail-Nachrichten erläutert.
Konferenz der unabhängigen Datenschutzaufsichtsbehörden des Bundes und der Länder
Verwandte Produkte
Das könnte Sie auch interessieren
-
Folge 96: Legal AI zwischen Vollkornbrot und Burger: Warum generative KI nicht alles ist
„Es kommt darauf an.“ Das ist eine Lieblingsantwort von Juristen. Sie ist oft unbefriedigend, aber ebenso oft richtig.Bei der Frage, ob und wofür man in der Rechtsberatung ein digitales Hilfsmittel einsetzt – etwa ein sogenanntes deterministisches Expertensystem, das sich mit Vollkornbrot vergleichen lässt, oder eine generative KI, die eher einem „AI-Burger“ entspricht –, kommt es
Mehr erfahren -
Umgang mit E-Mail-Postfächern bei Abwesenheit und Ausscheiden von Beschäftigten
Der Umgang mit personalisierten E-Mail-Konten ausgeschiedener oder länger abwesender Mitarbeitender zählt zu den häufig nachgefragten Beratungsthemen im Beschäftigtendatenschutz. Im Zentrum steht die Frage, ob und unter welchen Voraussetzungen Arbeitgeber:innen auf betroffene Postfächer zugreifen dürfen. Prävention durch klare Prozesse Verantwortliche sollten datenschutzrechtlichen Konflikten bereits durch organisatorische Weichenstellungen vorbeugen. Zu prüfen ist zunächst, ob personalisierte Postfächer überhaupt
Mehr erfahren -
Auskunftsrecht nach Art. 15 DS-GVO gegenüber Rechtsanwält:innen
Beschwerden über unbeantwortete oder unvollständig beantwortete Auskunftsersuchen gegenüber Kanzleien und Einzelanwält:innen gehören zu den regelmäßig auftretenden Fallkonstellationen der Aufsichtspraxis. Im Fokus steht zumeist die Frage der Reichweite des Auskunftsrechts betroffener Personen gegenüber Berufsgeheimnisträger:innen. Grundsatz: DS-GVO gilt auch für Rechtsanwält:innen Rechtsanwält:innen unterliegen als Verantwortliche im Sinne der DS-GVO grundsätzlich uneingeschränkt deren Vorgaben und müssen geeignete Maßnahmen
Mehr erfahren
