Orientierungshilfe für datenschutzkonforme Nutzung von E-Mail
E-Mail ist neben dem World Wide Web ein wichtiger Internetdienst, nicht zuletzt, weil es durch E-Mails möglich ist, Textnachrichten ebenso wie digitale Dokumente (also z. B. Grafiken oder Office-Dokumente) typischerweise in wenigen Sekunden rund um die Erde zu senden.
Ihren Siegeszug trat die E-Mail bereits in dem Jahre 1984 an und ihre Beliebtheit hält trotz diverser Messenger und Sozialer Dienste weiter an.
Insbesondere wenn mit der E-Mail personenbezogene Daten übermittelt werden, (über die ohnehin vorhandenen Metadaten des Versenders hinaus) existieren auch datenschutzrechtliche Anforderungen, die insbesondere Verantwortliche und Auftragsverarbeiter beachten müssen. Sie sind gesetzlich gehalten, die Risiken, die sich aus ihren Verarbeitungen personenbezogener Daten ergeben, hinreichend zu mindern.
Das betrifft auch Risiken, die durch die Übermittlung personenbezogener Daten per E-Mail entstehen. Der gesetzlich gebotene Schutz personenbezogener Daten im Zuge der Übermittlung von E-Mail-Nachrichten erstreckt sich sowohl auf die personenbezogenen Inhalte als auch die Umstände der Kommunikation, soweit sich aus Letzteren Informationen über natürliche Personen ableiten lassen.
Sowohl Transportverschlüsselung als auch Ende-zu-Ende-Verschlüsselung mindern für ihren jeweiligen Anwendungszweck Risiken für die Vertraulichkeit und Integrität der übertragenen personenbezogenen Daten. Der Einsatz von Transportverschlüsselung bietet lediglich einen Basis-Schutz und stellt eine Mindestmaßnahme zur Erfüllung der gesetzlichen Anforderungen dar. Der durchgreifendste Schutz der Inhaltsdaten wird hingegen durch Ende-zu-Ende-Verschlüsselung erreicht. Verantwortliche müssen beide Verfahren in der Abwägung der notwendigen Maßnahmen berücksichtigen. In einer von der Konferenz der unabhängigen Datenschutzaufsichtsbehörden des Bundes und der Länder mehrheitlich verabschiedeten Orientierungshilfe werden die Anforderungen an die Verfahren zum Versand und zur Entgegennahme von E-Mail-Nachrichten erläutert.
Konferenz der unabhängigen Datenschutzaufsichtsbehörden des Bundes und der Länder
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