Anfertigung und Speicherung von Personalausweiskopien

In vielen Wirtschaftsbereichen wird zur Identifikation oftmals die Vorlage des Personalausweises verlangt und dieser dann auch gerne kopiert oder fotografiert, vorgeblich zu Doku-
mentationszwecken. Nicht selten ergeben sich hier Unsicherheiten, hinsichtlich der Zulässigit von (vollständigen) Personalausweiskopien.

Gesetzliche Grundlage: § 20 Abs. 2 PAuswG
Das Kopieren, Fotografieren oder Einscannen von Personalausweisen ist durch das Personalausweisgesetz (§ 20 Abs. 2 PAuswG) geregelt. Demnach gilt:

• Zustimmung erforderlich: Eine Ablichtung ist nur mit der Zustimmung des Ausweisinhabers zulässig.
• Kennzeichnungspflicht: Die Kopie muss eindeutig und dauerhaft als solche erkennbar sein.
• Datenverarbeitung: Wenn durch die Kopie personenbezogene Daten erhoben werden, ist eine Einwilligung notwendig. Dabei bleiben die allgemeinen Datenschutzvorschriften unberührt.
• Weitergabe: Andere Personen als der Ausweisinhaber dürfen die Kopie nicht an Dritte weitergeben.

Grundsatz der Erforderlichkeit
Die Anfertigung und Speicherung einer Kopie ist nur zulässig, wenn sie im konkreten Fall zwingend erforderlich ist. In vielen Fällen reicht es aus, den Ausweis vor Ort einzusehen und den Identitätsnachweis schriftlich zu dokumentieren. Der Grundsatz der der Datenminimierung sollte handlungsleitend sein.

Datenminimierung bei Ausweiskopien
Wenn eine Kopie erforderlich ist, dürfen nur die wirklich notwendigen Daten erfasst werden:

• Grundsätzlich erlaubt: Vor- und Nachname, Anschrift, Gültigkeitsdauer.
• Nur bei Bedarf: Geburtsdatum und -ort, falls zur Vermeidung von Personenverwechslungen notwendig.
• Zu schwärzen: Seriennummer, Staatsangehörigkeit, Größe, Augenfarbe, Lichtbild und die maschinenlesbare Zone.

Ausnahmen für spezielle Bereiche:
Für bestimmte Branchen, die den Vorgaben des Geldwäschegesetzes (GwG) unterliegen, gelten besondere Regeln:

• Verpflichtete (z. B. Kreditinstitute, Finanzdienstleister, Rechtsanwälte, Immobilienmakler) sind berechtigt und verpflichtet, den Personalausweis vollständig zu kopieren oder digital zu erfassen.
• Dies dient der Erfüllung gesetzlicher Sorgfaltspflichten zur Identifizierung von Personen (§ 8 Abs. 2 GwG).

Fazit

Unternehmen und Organisationen müssen beim Umgang mit Personalausweiskopien stets den Grundsatz der Erforderlichkeit und Datenminimierung beachten. Eine vollständige Kopie ist nur in Ausnahmefällen oder bei rechtlicher Verpflichtung (z. B. GwG) erlaubt. Datenschutzbeauftragte sollten Verantwortliche und ihre Beschäftigten darauf hin sensibilisieren, dass unzulässige Praktiken vermieden und Daten ggf. geschwärzt werden.

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