Aufnahme von Stammdaten ins CRM-System
Das BayLDA beantwortet eine Frage des GDD-Erfa-Kreises Coburg zur Aufnahme von Stammdaten ins CRM-System:
Immer häufiger kommt es vor, dass folgende Mails bei uns eintreffen:
„Informationspflicht gemäß Artikel 13 DSGVO
Sehr geehrte Herr XY,
Aufgrund der neuen DS-GVO (*) zur Speicherung personenbezogener Daten, informieren wir Sie hiermit:
dass die Muster GmbH, Dortmund, personenbezogene Daten (Name, Adresse, Telefonnummer, Email-Adresse, Identifikationsnummer) von Ihnen speichert. Zweck der Speicherung ist die Auftragsabwicklung im Rahmen der Wartungs-/Supportverträge im SAP Solution Manager Service Desk, in denen Sie von unserem Auftraggeber benannt worden sind bzw. benannt werden sollen. Diese Daten werden im Rahmen der Auftragsanbahnung und Supportabwicklung/ Vertragserfüllung verarbeitet/gespeichert.
Diese Daten werden nach dem Ablauf der gesetzlich vorgeschriebenen Aufbewahrungsfristen gelöscht. Sie können jederzeit Auskunft über die Sie betreffenden gespeicherten personenbezogenen Daten verlangen. Sie können jederzeit und ohne Angabe von Gründen z.B. per Mail an xxxx@xxx.xx der Verarbeitung/Speicherung Ihrer personenbezogenen Daten widersprechen.
(*) Die Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) ist eine Verordnung der Europäischen Union und soll die EU-Datenschutzrichtlinie zum 25. Mai 2018 als direkt geltendes Recht in allen Mitgliedsstaaten ablösen. Die EU-DSGVO soll die Regeln für die Verarbeitung von personenbezogenen Daten durch Unternehmen und öffentliche Institutionen EU-weit vereinheitlichen.“
Müssen solche Mails als zusätzliche Info an Interessenten/Kunden/Lieferanten verschickt werden, falls die Stammdaten im CRM aufgenommen und gespeichert werden?
Antwort des BayLDA:
Diese Frage betrifft zwei Fragestellungen: Zum einen, ob Bestandskunden informiert werden müssen und zum anderen was unter „Erhebung“ in Artt. 13 und 14 DS-GVO zu verstehen ist.
Das WP 260 äußert sich nicht eindeutig zu den Informationspflichten für Bestandskunden, eine Information kann aber sinnvoll sein.
Bezüglich des Erhebens gibt es derzeit im Kreis der deutschen Aufsichtsbehörden Überlegungen, wie dieses zu definieren ist. Man stellt sich die Frage, ob es Fälle gibt, in denen zwar Daten verarbeitet, aber nicht erhoben werden (Stichwort: aufgedrängte Daten) und daher keine Informationspflichten bestehen. Die Ergebnisse dort sind abzuwarten.
Nachdem bei Erhebung grundsätzlich die Pflichten nach Artt. 13 und 14 DS-GVO bestehen, muss die Informationen in geeigneter Weise zur Verfügung gestellt werden. Dies muss nicht mit einer E-Mail passieren.
Die zitierte E-Mail enthält nicht alle Angaben nach Art. 13 DS-GVO. Es fehlen als Betroffenenrecht mindestens noch das Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde und das Recht auf Berichtigung.
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