Besonders schützenswerte Daten in Personalakten

Besonders sensible personenbezogene Daten dürfen nur in sehr begrenzten Ausnahmefällen im Rahmen von Beschäftigungsverhältnissen verarbeitet werden. Diese Daten umfassen beispielsweise Informationen, die Rückschlüsse auf den Gesundheitszustand oder die politische Überzeugung der Beschäftigten zulassen, sowie Hinweise auf religiöse Diskriminierung oder rassistische Verfolgung bieten können. Auch Informationen über Gewerkschaftszugehörigkeiten fallen unter diesen speziellen Schutz.

Wie ist datenschutzrechtlich ein Sachverhalt zu beurteilen, im Rahmen dessen Beamt:innen nach der Sonderurlaubsverordnung (SUrlV) des jeweiligen Bundeslands für besondere Zwecke Urlaubstage beantragen können (u.a. staatspolitische, kirchliche, fachliche, gewerkschaftliche und sportliche Zwecke) und nach Beantragung des Sonderurlaubs beim Landesverwaltungsamt (LVwA) die Unterlagender Personalakte der antragstellenden Person beigefügt werden? Denn dadurch können personenbezogene Daten zur Religions-, Partei- oder Gewerkschaftszugehörigkeit Eingang in die Personalakte finden.

In ihrem Tätigkeitsbericht aus 2022 (Ziffer 8.4) vetritt die Berliner Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit (BlnBDI) die Aufassung, dass über die Prüfung der Voraussetzungen für den Sonderurlaub hinaus keine Rechtsgrundlage erkennbar ist, die die Speicherung von besonders geschützten Daten in der Personalakte legitimieren würde.

Wie auch sonst im Beschäftigtendatenschutz sei hier zu prüfen, ob die Datenverarbeitung erforderlich ist. Aufgrund der zeitlichen Begrenzung des Sonderurlaubs sieht die BlnBDI es zwar als notwendig an, die Bewilligung zur Akte zu speichern, um nachvollziehbar zu machen, in welchem Umfang bereits Sonderurlaub gewährt wurde. Nicht notwendig sei dafür jedoch die Begründungen bzw. die Nachweise für die Begründung des jeweiligen Sonderurlaubs, anhand derer Rückschlüsse auf die besonders geschützten Daten gezogen werden können.

Die conclusio ist damit:
In der Personalakte dürfen Informationen über den zeitlichen Umfang des bewilligten Sonderurlaubs gespeichert werden, nicht jedoch Informationen über die Art des Urlaubs oder über die jeweilige Begründung, sofern diese Rückschlüsse auf besonders geschützte personenbezogene Daten ermöglicht.

Der hier beschriebene Fall mag sich zwar im Beamtenrecht abspielen. Jedoch dürften vergleichbare Fälle auch im Beschäftigtendatenschutzrecht der Privatwirtschaft vorkommen, so dass es sich lohnt etwaig vorhandene Personalaktenrichtlinien daraufhin zu überprüfen, ob, welche und wie lange Gesundheitsdaten in der Personalakte verbleiben können.

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