Datenschutzkonforme Anwesenheitsübersicht im Zeiterfassungssystem

Ein Fallbeispiel aus dem sächsischen Tätigkeitsbericht 2025 zeigt, wie die flächendeckende Freischaltung einer „Anwesenheitsübersicht“ in einem elektronischen Zeiterfassungssystem gegen den Grundsatz der Datenminimierung verstoßen kann – und welche Konsequenzen drohen, wenn Verantwortliche die datenschutzrechtliche Erforderlichkeit nicht hinreichend begründen können.

Ausgangslage

In sächsischen Finanzämtern war die Funktion „Anwesenheitsübersicht“ eines Zeiterfassungssystems zunächst so konfiguriert, dass sämtliche Beschäftigte den Anwesenheitsstatus aller Kolleginnen und Kollegen einsehen konnten. Die angezeigten Statusdaten umfassten u. a. „anwesend“, „Telearbeit/mobiles Arbeiten“, „Dienstreise“ sowie verschiedene Abwesenheitsgründe. Nach einem fast einjährigen Abstimmungsprozess mit dem Landesamt für Steuern und Finanzen erließ die Aufsichtsbehörde gegenüber allen 24 Finanzämtern förmliche Anordnungen nach Art. 58 Abs. 2 lit. f DS-GVO zur weiteren Beschränkung der Zugriffsberechtigungen.

Kern der datenschutzrechtlichen Bewertung

Die Behörde prüfte die vom Verantwortlichen angeführten Verarbeitungszwecke – Personaleinsatzplanung, Arbeitsorganisation und Fürsorgepflicht – jeweils am Maßstab der Erforderlichkeit und Datenminimierung (Art. 5 Abs. 1 lit. c DS-GVO). Im Ergebnis konnte keiner dieser Zwecke die breite Zugriffsvergabe rechtfertigen: Die Anwesenheitsübersicht liefert lediglich eine Momentaufnahme des aktuellen Status, nicht aber die für eine Personalplanung notwendigen Informationen zur Dienstaufnahme. Dienstpläne und -kalender stehen als milderes, gleich effektives Mittel zur Verfügung.

Besonderes Gewicht legte die Behörde auf das Überwachungspotenzial der Funktion. Auch wenn keine Arbeitsleistungsdaten erfasst werden, ist die Anwesenheitsübersicht objektiv zur Verhaltenskontrolle geeignet – und wird nach eigenen Angaben des Verantwortlichen auch explizit dazu eingesetzt. Die breite Zugänglichkeit für Vorgesetzte und Beschäftigte gleichermaßen birgt das Risiko einer „Schwarmüberwachung“, die einen permanenten Rechtfertigungs- und Konformitätsdruck erzeugt und damit in das Recht auf informationelle Selbstbestimmung eingreift.

Statusdaten aus Zeiterfassungssystemen unterliegen grundsätzlich der Vertraulichkeit der Personalverwaltung; § 5 Abs. 3 Satz 4 SächsAZVO sieht ein Einsichtsrecht Vorgesetzter nur in begründeten Einzelfällen vor.

Ergebnis

Lediglich für die Bereiche Telefonzentrale sowie Informations- und Annahmestelle konnte der Verantwortliche eine hinreichende Erforderlichkeit nachweisen. Alle übrigen Zugriffsberechtigungen wurden als datenschutzwidrig eingestuft und sind zu beschränken. Der Fall verdeutlicht, dass die mit flexiblen Arbeitsmodellen verbundene Informationsasymmetrie kein Freifahrtschein für den Einsatz technischer Überwachungsfunktionen ist – differenzierte, aufgabenbezogene Zugriffskonfigurationen bleiben rechtlich geboten.

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