Datenschutzkonzepte für Digitalisierungsvorhaben
Der Bayerische Landesbeauftragte für den Datenschutz (BayLfD) im Rahmen seiner sog. Allgemeinen Kurz-Informationen (AKI ) einige Empfehlungen für die Erstellung von Datenschutzkonzepten im Rahmen von Digitalisierungsvorhaben veröffentlicht. Selbstverständlich können auch Verantwortliche außerhalb Bayerns von den Empfehlungen profitieren, wen sie digitale Projekte planen und dabei datenschutzrechtliche Anforderungen systematisch umsetzen möchten.
Bedeutung und Nutzen
Der BayLfD hebt hervor, dass ein Datenschutzkonzept ein zentrales Instrument ist, um Projekte von der Planung bis zur Umsetzung datenschutzkonform zu gestalten. Es dient insbesondere dazu,
- Verarbeitungsvorgänge transparent zu dokumentieren,
- Verantwortlichkeiten klar zu regeln,
- Risiken frühzeitig zu erkennen,
- erforderliche Nachweise wie Datenschutz-Folgenabschätzungen oder technische und organisatorische Maßnahmen vorzubereiten.
Damit unterstützt ein Datenschutzkonzept auch die Rechenschaftspflicht nach Art. 5 Abs. 2 DS-GVO und erleichtert die Bewertung datenschutzkonformer Projekte durch andere Stakeholder.
Vorgehensweise
Der BayLfD empfiehlt ein iteratives Vorgehen: Das Konzept wächst parallel zum Projekt. Zentrale Schritte sind:
- Erfassung und Beschreibung der Verarbeitungsvorgänge, inkl. Datenkategorien und Löschfristen.
- Klärung der datenschutzrechtlichen Rollen (Verantwortlicher, Auftragsverarbeiter).
- Festlegung von Zweck und Rechtsgrundlage jeder Verarbeitung.
- Risikoanalyse und Prüfung der Notwendigkeit einer DSFA.
- Abstimmung mit der Informationssicherheit.
- Implementierung geeigneter technischer und organisatorischer Maßnahmen.
- Abschluss, Qualitätssicherung und Integration in das Datenschutzmanagementsystem.
Fazit
Ein Datenschutzkonzept ist zwar nicht ausdrücklich gesetzlich vorgeschrieben. In der Praxis hat es sich aber als praxisnahes Instrument bewährt. Es ermöglicht Verantwortlichen Datenschutzanforderungen frühzeitig zu berücksichtigen und Rechenschaftspflichten effizient zu erfüllen.
(Foto: Robert Kneschke- stock.adobe.com)
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