Löschkonzept: Aktualisierte Speicherfristen beachten
Gemäß der Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) dürfen personenbezogene Daten nur so lange gespeichert werden, wie es für den jeweiligen Zweck erforderlich ist. Daher ist eine regelmäßige Kontrolle und Löschung nicht mehr benötigter Daten unerlässlich. Daraus weist aus gegebenem Anlass auch der Hamburgische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit hin.
Wichtige Aspekte der Datenlöschung:
- Gesetzliche Aufbewahrungsfristen: Viele Dokumente unterliegen spezifischen gesetzlichen Mindestspeicherfristen, die sich häufig aus der Abgabenordnung (AO) und dem Handelsgesetzbuch (HGB) ergeben. Diese Fristen betragen in der Regel sechs, acht oder zehn Jahre, abhängig von der Art der Dokumente. Beispielsweise müssen Buchungsbelege bislang zehn Jahre aufbewahrt werden.
- Branchenspezifische Regelungen: Bestimmte Berufsgruppen haben zusätzliche Vorschriften zu beachten. So sind Arztpraxen verpflichtet, Patientenunterlagen gemäß dem Bürgerlichen Gesetzbuch (BGB) zehn Jahre aufzubewahren, während die Strahlenschutzverordnung (StrlSchVO) sogar eine Frist von 30 Jahren vorsieht. Arbeitgeber müssen zudem Aufzeichnungen zur Arbeitszeit, zum Jugendschutz und zum Mutterschutz für zwei Jahre vorhalten.
Änderungen seit 2025:
Durch das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz hat der Gesetzgeber einige Aufbewahrungsfristen verkürzt. Die bedeutendste Änderung betrifft Buchungsbelege, deren Aufbewahrungsfrist von zehn auf acht Jahre reduziert wurde. Diese Anpassung erfordert eine Überprüfung und Anpassung bestehender Löschroutinen, um den neuen gesetzlichen Vorgaben zu entsprechen.
Empfehlungen für die Praxis:
- Regelmäßige Überprüfung: Mindestens einmal jährlich sollten Unternehmen und Behörden ihre Datenbestände evaluieren und nicht mehr benötigte Daten löschen.
- Automatisierte Löschprozesse: Der Einsatz automatisierter Verfahren zur Datenlöschung erhöht die Effizienz und reduziert das Risiko menschlicher Fehler.
- Aktualisierung interner Richtlinien: Es ist essenziell, interne Datenschutzrichtlinien regelmäßig zu überprüfen und an aktuelle gesetzliche Änderungen anzupassen.
Ein konsequenter und gut geplanter Umgang mit Datenlöschung trägt nicht nur zur Einhaltung gesetzlicher Vorgaben bei, sondern stärkt auch das Vertrauen von Kunden und Partnern in die datenschutzkonforme Arbeitsweise eines Unternehmens.
(Foto: S… – stock.adobe.com)
Verwandte Produkte
Das könnte Sie auch interessieren
-
Webinar Verarbeitungsverzeichnis softwaregestützt erstellen, dokumentieren, pflegen und archivieren
Mit dem webbasierten Management-System DataAgenda Datenschutz Manager können Sie alle Maßnahmen zum Datenschutz erfassen, verwalten und dokumentieren (VVT, DSFA etc.) und so Ihre Rechenschaftspflicht gemäß DS-GVO erfüllen. Der Referent zeigt, wie Sie mit einem Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten (VVT) gemäß Art. 30 DS-GVO einen zentralen Baustein der Datenschutzdokumentation erstellen. Sie erfahren, wie der DataAgenda Datenschutz Manager
Mehr erfahren -
BSI veröffentlicht Handreichung zur NIS-2-Geschäftsleitungsschulung
Das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) hat eine neue Handreichung zur Geschäftsleitungsschulung im Rahmen der NIS-2-Umsetzung veröffentlicht. Die Publikation richtet sich an Führungsebenen von Unternehmen und Einrichtungen, die künftig unter die NIS-2-Regulierung fallen – also als „wichtige“ oder „besonders wichtige Einrichtungen“ gelten. Ziel ist es, Geschäftsleitungen auf ihre neuen Pflichten im Bereich Cybersicherheit
Mehr erfahren -
Refurbished Notebook mit ungelöschten Daten – wer ist verantwortlich?
Der Erwerb gebrauchter oder „refurbished“ IT-Geräte wirft nicht nur technische, sondern auch datenschutzrechtliche Fragen auf. Besonders heikel wird es, wenn auf einem erworbenen Notebook noch personenbezogene Daten des Vorbesitzers vorzufinden sind. Doch wer trägt in diesem Fall die Verantwortung nach der DS-GVO? Verantwortlichenbegriff nach Art. 4 Nr. 7 DS-GVO Nach Art. 4 Nr. 7 DS-GVO
Mehr erfahren
