Löschkonzept: Aktualisierte Speicherfristen beachten

Gemäß der Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) dürfen personenbezogene Daten nur so lange gespeichert werden, wie es für den jeweiligen Zweck erforderlich ist. Daher ist eine regelmäßige Kontrolle und Löschung nicht mehr benötigter Daten unerlässlich.​ Daraus weist aus gegebenem Anlass auch der Hamburgische Beauftragte für  Datenschutz und Informationsfreiheit hin.

Wichtige Aspekte der Datenlöschung:

• Gesetzliche Aufbewahrungsfristen: Viele Dokumente unterliegen spezifischen gesetzlichen Mindestspeicherfristen, die sich häufig aus der Abgabenordnung (AO) und dem Handelsgesetzbuch (HGB) ergeben. Diese Fristen betragen in der Regel sechs, acht oder zehn Jahre, abhängig von der Art der Dokumente. Beispielsweise müssen Buchungsbelege bislang zehn Jahre aufbewahrt werden.​
• Branchenspezifische Regelungen: Bestimmte Berufsgruppen haben zusätzliche Vorschriften zu beachten. So sind Arztpraxen verpflichtet, Patientenunterlagen gemäß dem Bürgerlichen Gesetzbuch (BGB) zehn Jahre aufzubewahren, während die Strahlenschutzverordnung (StrlSchVO) sogar eine Frist von 30 Jahren vorsieht. Arbeitgeber müssen zudem Aufzeichnungen zur Arbeitszeit, zum Jugendschutz und zum Mutterschutz für zwei Jahre vorhalten.​

Änderungen seit 2025:

Durch das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz hat der Gesetzgeber einige Aufbewahrungsfristen verkürzt. Die bedeutendste Änderung betrifft Buchungsbelege, deren Aufbewahrungsfrist von zehn auf acht Jahre reduziert wurde. Diese Anpassung erfordert eine Überprüfung und Anpassung bestehender Löschroutinen, um den neuen gesetzlichen Vorgaben zu entsprechen.​

Empfehlungen für die Praxis:

• Regelmäßige Überprüfung: Mindestens einmal jährlich sollten Unternehmen und Behörden ihre Datenbestände evaluieren und nicht mehr benötigte Daten löschen.​
• Automatisierte Löschprozesse: Der Einsatz automatisierter Verfahren zur Datenlöschung erhöht die Effizienz und reduziert das Risiko menschlicher Fehler.​
• Aktualisierung interner Richtlinien: Es ist essenziell, interne Datenschutzrichtlinien regelmäßig zu überprüfen und an aktuelle gesetzliche Änderungen anzupassen.​

Ein konsequenter und gut geplanter Umgang mit Datenlöschung trägt nicht nur zur Einhaltung gesetzlicher Vorgaben bei, sondern stärkt auch das Vertrauen von Kunden und Partnern in die datenschutzkonforme Arbeitsweise eines Unternehmens.

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