Datenschutz bei Praxisübergaben – Leitlinien für Heilberufler

Der Praxistipp Nr. 12 „Praxisübergabe“ der Reihe Mit Sicherheit gut behandelt richtet sich an Verantwortliche in Arzt- und Psychotherapiepraxen und behandelt die datenschutzrechtlichen Anforderungen im Zusammenhang mit der Beendigung einer beruflichen Tätigkeit und der Übertragung einer Praxis. Ziel ist es, die sensible Verarbeitung und Aufbewahrung personenbezogener Gesundheitsdaten auch im Übergabeprozess rechtskonform zu gestalten.

Grundsatz: Sicherer Umgang mit Patientenakten

Bei der Veräußerung oder Übergabe einer Praxis stehen in der Regel Behandlungsakten und andere patientenbezogene Unterlagen im Zentrum. Diese sind äußerst schützenswert, da sie sowohl besondere personenbezogene Daten im Sinne der DSGVO als auch berufsrechtlich besonders sensibel sind. Der bisherige Inhaber muss sicherstellen, dass die Datenschutz- und Schweigepflichten beim Datenübergang gewahrt bleiben.

Optionen für die Aktenübergabe

Die Handreichung unterscheidet im Wesentlichen zwei datenschutzrechtlich relevante Modelle zur Praxisübergabe:

• Einwilligung der Betroffenen:
  Wenn Patientinnen und Patienten rechtzeitig informiert werden, können sie ihre informierte Einwilligung zur Übertragung ihrer Behandlungsunterlagen an den Erwerber erteilen. Dabei ist eine transparente Erläuterung der Gründe und Auswirkungen sowie eine dokumentierte Einwilligung empfehlenswert.
• Verwahrungsvertrag („Zwei-Schrank-Modell“):
  Liegt keine wirksame Einwilligung vor, kann die Übernahme und Aufbewahrung der Akten durch den Erwerber nur über einen Verwahrungsvertrag erfolgen. Das sogenannte Zwei-Schrank-Modell stellt sicher, dass der Erwerber erst mit individueller Zustimmung auf einzelne Akten zugreifen darf. Bis dahin verbleibt die Verantwortung für Rechtmäßigkeit der Speicherung, Betroffenenrechte und Löschfristen beim bisherigen Inhaber.

Informationspflichten nach DSGVO

Unabhängig vom gewählten Modell ist eine rechtzeitige, transparente Information der Betroffenen über die geplante Datenverarbeitung unabdingbar. Dies umfasst insbesondere die Informationspflichten gemäß Art. 13 ff. DSGVO, damit Patientinnen und Patienten über Zwecke, Rechtsgrundlagen und etwaige Übertragungen ihrer Daten aufgeklärt werden.

Es wird zurecht zudem auf einschlägige berufs- und datenschutzrechtliche Grundlagen hingewiesen, wie etwa den Schutz vertraulicher Informationen nach § 203 StGB, berufsrechtliche Schweigepflichten sowie zivilrechtliche Aspekte von Verwahrungsverträgen nach § 688 BGB.

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