Aufbewahrung von Steuerunterlagen unter Beachtung des Datenschutzrechts

Die Bundessteuerberaterkammer (BStBK) hat Anfang des Jahres 2026 ihren FAQ-Katalog zur digitalen Aufbewahrung aktualisiert. Das Dokument behandelt handels- und steuerrechtliche Aufbewahrungspflichten nach HGB, AO und GoBD und greift dabei an mehreren Stellen datenschutzrechtlich relevante Fragestellungen auf.

Aufbewahrungsfristen und Grundprinzipien

Die Aufbewahrungsfristen betragen zehn Jahre für Jahresabschlüsse und Handelsbücher, acht Jahre für Buchungsbelege und Rechnungen (ab 2025) sowie sechs Jahre für sonstige Unterlagen. Die BStBK empfiehlt aus Gründen der Rechtssicherheit – insbesondere im Hinblick auf steuerstrafrechtliche Exkulpationsmöglichkeiten und Fördermittelrecht – eine einheitliche Frist von mindestens zehn Jahren anzuwenden. Anlauf- und Ablaufhemmungen nach §§ 170, 171 AO können die Fristen erheblich verlängern.

Digitaler Jahresabschluss und elektronische Signatur

Jahresabschlüsse, die originär elektronisch aufgestellt und qualifiziert elektronisch signiert wurden, sind als Original digital aufzubewahren. In Papierform erstellte Abschlüsse hingegen müssen weiterhin im Original in Papierform verbleiben – ein ersetzendes Scannen ist hier unzulässig. Sonstige Unterlagen können GoBD-konform digitalisiert und elektronisch aufbewahrt werden. Die eIDAS-Verordnung unterscheidet dabei drei Signaturarten mit unterschiedlicher Beweiskraft; die qualifizierte elektronische Signatur ist der handschriftlichen Unterschrift rechtlich gleichgestellt.

DS-GVO-Schnittstellen: Löschfristen, Schwärzen und Drittlandtransfers

Der FAQ-Katalog widmet einen eigenen Abschnitt datenschutzrechtlichen Anforderungen im Aufbewahrungskontext. Das Speicherbegrenzungsgebot nach Art. 5 Abs. 1 lit. e DS-GVO steht in einem Spannungsverhältnis zu gesetzlichen Aufbewahrungspflichten, die als Rechtsgrundlage nach Art. 6 Abs. 1 lit. c DS-GVO dienen. Vor Löschvorgängen ist stets eine organisatorische Freigabe einzuholen; automatisierte Löschungen nach Fristablauf sind ohne vorherige Prüfung unzulässig. Bei Betriebsprüfungen sind Datenzugriffe inhaltlich und zeitlich zu begrenzen; nicht prüfungsrelevante personenbezogene Daten sind durch geeignete Zugriffsschränken oder digitales Schwärzen zu schützen. Für die Auslagerung an Drittlandsanbieter gelten die Anforderungen aus Kapitel 5 DS-GVO sowie die Folgen der Schrems-II-Entscheidung des EuGH – eine Einzelfallprüfung des Schutzniveaus bleibt zwingend erforderlich.

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