Auskunft nach Art. 15 DS-GVO: Akteneinsicht ersetzt keine Auskunft

Ein Gericht muss einer Prozessbeteiligten auf Antrag eine vollständige Kopie ihrer personenbezogenen Daten aus den Verfahrensakten überlassen. Eine Übersicht der Verfahren und ein Verweis auf die allgemeinen Datenschutzhinweise reichen dafür nicht aus. Das hat das VG Berlin mit Urteil vom 05.08.2026 (Az. 42 K 50/25) entschieden.

Sachverhalt

Die Klägerin führte mehrere Verfahren vor einem Finanzgericht und verlangte von diesem Auskunft nach Art. 15 DS-GVO. Das Gericht nannte ihr Namen, Anschriften und SAFE-ID, beschrieb pauschal die verarbeiteten Verfahrensdaten und legte eine Übersicht ihrer Verfahren mit Aktenzeichen und Gegenstand bei. Für die Metainformationen verwies es auf seine allgemeinen Datenschutzhinweise. Weitergehende Auskünfte lehnte es ab: Die Klägerin könne Akteneinsicht nehmen, Kopien ihrer Schriftsätze seien unverhältnismäßig aufwendig, und eine Durchsuchung aller Akten widerspreche der Datenminimierung.

Kopie umfasst auch eigene Schreiben

Das VG Berlin verpflichtete das Gericht zu einer vollständigen Auskunft. Eine „Kopie“ im Sinne des Art. 15 Abs. 3 DS-GVO muss alle verarbeiteten personenbezogenen Daten originalgetreu wiedergeben (EuGH, C-487/21). Schreiben der Betroffenen sind in vollem Umfang ihre personenbezogenen Daten, auch wenn sie ihr bereits bekannt sind. Erfasst sind auch interne Vermerke, soweit sie Informationen über die Person enthalten. Das Recht auf Akteneinsicht ersetzt die Auskunft nicht, weil diese auf eine dauerhafte Überlassung der Daten zielt.

Konkrete Empfänger und Herkunft angeben

Allgemeine Datenschutzhinweise erfüllen Art. 15 Abs. 1 Halbsatz 2 DS-GVO nicht. Mitzuteilen sind die konkreten Empfänger (EuGH, C-154/21) und die tatsächliche Herkunft der Daten. Ein hoher Aufwand macht einen Antrag nicht exzessiv (Art. 12 Abs. 5 DS-GVO), das muss der Verantwortliche nachweisen. Auf die Datenminimierung kann er sich nicht berufen. Rechte Dritter und das Steuergeheimnis sind durch Schwärzungen zu wahren (Art. 15 Abs. 4 DS-GVO).

Praxishinweis

Das Urteil betrifft eine Behörde, die Maßstäbe gelten aber für alle Verantwortlichen. Auskunftsprozesse sollten neben den Stammdaten auch Korrespondenz und Vermerke erfassen. Empfänger und Datenquellen sind fallbezogen zu benennen, ein Verweis auf die Datenschutzerklärung reicht nicht. Bevor Dokumente herausgegeben werden, sind Daten Dritter zu schwärzen.

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