Zulässigkeit der Datenverarbeitung für Akkreditierung

Das BayLDA beantwortet eine Frage des GDD-Erfa-Kreises Coburg zur Zulässigkeit der Datenverarbeitung für Akkreditierung:

Veranstalter erheben zum Schutz der Besucher/öffentliche Sicherheit von dem auf der Veranstaltung arbeitenden Personal zur Akkreditierung den Vor- und Nachnamen sowie die Privatanschrift und das Geburtsdatum. Am Veranstaltungstag werden diese Daten abgeglichen, indem der Mitarbeiter seinen Personalausweis vorzeigt. Das an der Veranstaltung eingeteilte Personal gibt entweder die Daten direkt in die vorgesehene Online-Maske des Veranstalters ein und willigt ein, dass die Daten für den Zweck verarbeitet werden. Auch die Infopflichten gem. Art. 13 DS-GVO werden bereitgestellt, wobei betont wird, dass zwar eine Online-Maske vom Veranstalter zur Verfügung gestellt wird, verantwortliche Stelle aber der jeweilige Arbeitgeber ist oder aber der jeweilige Arbeitgeber gibt diese Daten an den Veranstalter weiter. Im Arbeitsvertrag ist hierzu nichts geregelt. Am Veranstaltungstag selbst erfolgt dann bei der Eingangskontrolle der Datenabgleich mit den davor erhobenen Daten und dem Personalausweis, der vorgezeigt wird.
Dürfen die Privatanschrift sowie das Geburtsdatum des arbeitenden Personals für die Akkreditierung erhoben werden?

Antwort des BayLDA:

Nach unserer Ansicht kommen als Rechtsgrundlage Art. 6 lit. a) DS-GVO der Mitarbeiter sowie Art. 6 lit. f) DS-GVO in Betracht.
Da es möglicherweise Mitarbeiter gibt, die mit der Erhebung ihrer Daten nicht einverstanden sind und dann die Freiwilligkeit fraglich ist, würden wir uns daher auf die Datenverarbeitung aufgrund der Interessenabwägung konzentrieren. Entscheidend ist nach unserer Ansicht, ob diese Daten wirklich zur Akkreditierung notwendig sind. Wenn dem so ist, geht unseres Erachtens die Abwägung zugunsten der öffentlichen Sicherheit aus.

Ergänzung der Frage:

Im vorliegenden Fall wurde zwischenzeitlich die Privatanschrift seitens des Veranstalters entfernt und es wird nur noch das Geburtsdatum erhoben, da dies für die Akkreditierung notwendig sei. Das arbeitende Personal stellt sich jedoch auf den Standpunkt, dass eine eindeutige Identifizierung auch anhand des sowieso zu tragenden Lichtbildausweises möglich ist.

Antwort des BayLDA:

Die Erhebung des Geburtsdatums ist zur eindeutigen Identifizierung sachgerecht und auch ausreichend im Sinne der Erforderlichkeitsprüfung nach Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. f) DS-GVO; die Privatanschrift muss dazu nicht erhoben werden.