Häufig gestellte Fragen

Bei externen DSB ist dieser der Admin des Systems und jeder einzelne Kunde ein Mandant. Innerhalb dieses Mandanten kann der externe Datenschutzbeauftragte die DS-Koordinatoren einzeln für bestimmte Verfahren berechtigen.

Selbstverständlich kann sich der Mandant als verantwortliche Stelle selbst in den DataAgenda Datenschutz Manager einloggen.

Da der Mandant verantwortliche Stelle ist, hat er auch das Anrecht auf zumindest lesende Berechtigung.

Die Eingaben jedes Berechtigten werden protokolliert.

Natürlich, dann ist jede Konzern-Gesellschaft ein eigener Mandant. Speziell für größere Unternehmen haben wir auch die Server-basierte Inhouse-Lösung im Angebot.

Es handelt sich um ein echtes Collaboration-Tool. Die Datenschutz-Organisation im Unternehmen erfasst im Rahmen der vergebenen Berechtigungen die einzelnen Daten, die anschließend im DataAgenda DatenschutzManager ihren Niederschlag finden und vom Datenschutzbeauftragten inhaltlich geprüft werden können. Automatische Workflows gibt es zur Zeit keine, aber durch die Stati „in Produktion“ etc. sieht man in der Gesamtansicht den aktuellen Status und Handlungsbedarf.

Die Anzahl der Mitarbeiter-Berechtigungen ist zurzeit grundsätzlich nicht limitiert. Das heißt konkret, dass Sie Ihre Mitarbeiter entsprechend eintragen können. Das System speichert jede Änderung an einem Verfahren automatisch.

Eigene Musterverträge können grundsätzlich immer hochgeladen werden.

Ja, wie in jedem „Auswahl-Bereich“ lassen sich stets zusätzlich zu den bereits vorgegebenen Beispielen eigene Definitionen per Klick einfügen.

Bestehende Dokumente können grundsätzlich hochgeladen werden, damit Sie ein einheitliches digitales Dokumenten-Archiv für das Thema Datenschutz haben.

Sollten sich gesetzliche Änderungen ergeben oder aktuelle Gerichtsurteile die Handhabung beeinflussen, werden im Rahmen eines neuen Releases entsprechende Anpassungen durchgeführt.

Bei einem Testaccount arbeiten Sie in einer Vollversion, die automatisch nach 30 Tagen abgeschaltet wird. Die Testversion ist grundsätzlich aus Datenschutzgründen als anonyme Lösung mit Dummy-Daten zu befüllen.
Wenn Sie die Testumgebung mit personenbezogenen und unternehmensinternen Daten befüllen möchten, bitten wir Sie, uns die beigefügte AV-Vereinbarung unterschrieben zukommen zu lassen. Das hätte für Sie den Vorteil, dass Sie während oder zum Ende der Testphase die Lizenz erwerben können und Ihre aufgebauten Daten erhalten bleiben.

Die bei der Ablage gezeigten archivierten Dokumente sind grundsätzlich nach Datum versioniert. Änderungen können nicht änderbar je Verfahren eingeblendet werden, zusätzlich zur Ablage.

Hierfür ist ein separates Ablage-Modul vorgesehen. Es ist zu unterscheiden zwischen den meldepflichtigen/nicht meldepflichtigen Verletzungen. Beide müssen aber dokumentiert werden.

In der Ablage der Software haben Sie die Startversion mit Datum xx, das neue, überarbeitete Dokument mit Datum yy ist dann die derzeit gültige Version, die als solche auch in der Ablage erscheint.

Nach der DS-GVO sind Sie verpflichtet, technisch-organisatorische Maßnahmen dem jeweiligen Stand der Technik anzupassen. Von daher bedarf es auch hier einer Versionierung.

Die Unterschrift erfolgt grundsätzlich analog, wir bieten aber auch die Möglichkeit eines digital signierten pdf-Dokuments.