Datenschutzrechtliche Grenzen bei der Überwachung dienstlicher Kommunikation

In einem aktuellen Fall prüfte der Hessische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit (HBDI) die Zulässigkeit einer Dienstanweisung, mit der eine Beschäftigte verpflichtet worden war, sämtlichen Schriftverkehr vor dem Versand ihrem Vorgesetzten vorzulegen bzw. bei E-Mails diesen in cc zu setzen. Die Maßnahme war Reaktion auf kritische Äußerungen der Mitarbeiterin zur Arbeitsbelastung und angeblich negative Außendarstellungen der Behörde.

Ausgangslage

• Die betroffene Beschäftigte hatte zuvor wiederholt auf Überlastung hingewiesen und zwei formale Überlastungsanzeigen eingereicht.
• Im Anschluss wurde sie schriftlich verpflichtet, ihren gesamten dienstlichen Schriftverkehr durch Vorgesetzte kontrollieren zu lassen.
• Die Behörde begründete dies mit ihrem Direktionsrecht (§ 106 GewO) sowie der Notwendigkeit, die Außenwirkung der Behörde zu wahren.

Bewertung durch den HBDI

Der HBDI stellte fest, dass die Maßnahme eine Verarbeitung personenbezogener Daten darstellt – unabhängig davon, ob die Daten gespeichert wurden (§ 23 Abs. 7 Satz 1 HDSIG). Für die Rechtmäßigkeit dieser Verarbeitung fehlte jedoch eine geeignete Rechtsgrundlage gemäß Art. 6 Abs. 1 DS-GVO.

Wesentliche Kritikpunkte

• Keine Erforderlichkeit: Die Maßnahme war zur Zielerreichung nicht erforderlich und stellte keinen datenschutzkonformen Eingriff dar. Mildere Mittel, wie z. B. qualitätsbezogene Stichproben, wären vorrangig gewesen.
• Fehlende Interessenabwägung: Eine Abwägung zwischen den berechtigten Interessen des Arbeitgebers und den Grundrechten der Beschäftigten fand nicht statt.
• Unverhältnismäßigkeit: Die Kontrolle sämtlicher Korrespondenz verletzt das Recht auf informationelle Selbstbestimmung.
• Keine taugliche Rechtsgrundlage: Die Berufung auf Art. 6 Abs. 1 lit. c und e DS-GVO sowie auf § 19 SGB X (Prüfung, ob Deutsch tatsächlich als Amtssprache vertwendet wird) ist nicht geeignet, eine lückenlose Kontrolle zu rechtfertigen.
• Grenzen der Überwachung: Auch bei untersagter Privatnutzung ist nur eine stichprobenartige Kontrolle zulässig. Eine Totalüberwachung wäre allenfalls bei konkretem, gravierendem Missbrauchsverdacht denkbar – dieser war hier nicht erkennbar.

Konsequenz

Der HBDI beanstandete die Maßnahme als Verstoß gegen Art. 5 Abs. 1 Buchst. a DS-GVO (Grundsatz der Rechtmäßigkeit) und sprach gegenüber der verantwortlichen Behörde eine Verwarnung nach Art. 58 Abs. 2 lit. b DS-GVO aus.

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