Umgang mit E-Mail-Postfächern bei Abwesenheit und Ausscheiden von Beschäftigten

Der Umgang mit personalisierten E-Mail-Konten ausgeschiedener oder länger abwesender Mitarbeitender zählt zu den häufig nachgefragten Beratungsthemen im Beschäftigtendatenschutz. Im Zentrum steht die Frage, ob und unter welchen Voraussetzungen Arbeitgeber:innen auf betroffene Postfächer zugreifen dürfen.

Prävention durch klare Prozesse

Verantwortliche sollten datenschutzrechtlichen Konflikten bereits durch organisatorische Weichenstellungen vorbeugen. Zu prüfen ist zunächst, ob personalisierte Postfächer überhaupt erforderlich sind oder Funktionsadressen – etwa buchhaltung@verantwortlicher.de – ausreichen, die auch nach Ausscheiden einzelner Beschäftigter fortgeführt werden können. Bei personalisierten Postfächern empfiehlt sich die Anweisung, zukunftsrelevante Inhalte grundsätzlich außerhalb des persönlichen Kontos abzulegen, ergänzt durch Abwesenheitsassistenten bei Abwesenheit und eine Abschaltung bzw. Zugangsverweigerung bei dauerhaftem Ausfall. Von so genannten Catch-all-Postfächern, die nicht zuordenbare E-Mails sammeln, ist abzuraten, da hierdurch personenbezogene Daten ohne Rechtsgrundlage verarbeitet werden können.

Vorgehen beim Ausscheiden

Scheiden Beschäftigte aus, sollten sie vorab private E-Mails löschen; betriebliche Nachrichten sind an Vertretung oder Nachfolge weiterzuleiten oder zu löschen, sofern nicht mehr benötigt. Ist dies, etwa bei fristloser Kündigung, nicht mehr möglich, sollte eine benannte Person (z. B. Betriebsratsmitglied, Datenschutzbeauftragte:r oder eine von den Betroffenen bestimmte Person) das Postfach ausschließlich zur Aussortierung betrieblicher Inhalte einsehen und offensichtlich private Nachrichten unverzüglich löschen.

Zugriff durch die Geschäftsführung

Eine Kenntnisnahme oder Weiterleitung durch die Geschäftsführung ist zulässig, wenn die private Nutzung des dienstlichen Postfachs ausdrücklich untersagt war. Auch dann ist jede E-Mail auf ihren geschäftlichen oder privaten Charakter zu prüfen – erkennbar häufig bereits am Header oder an der Betreffzeile. Ergibt sich privater Charakter erst nach dem Öffnen, ist die Nachricht sofort ohne weitere Kenntnisnahme zu schließen; die betroffene Person ist über die Maßnahme zu informieren.

Ist private Nutzung generell gestattet, empfiehlt sich der Abschluss einer Betriebs- bzw. Dienstvereinbarung. In jedem Fall gilt: Der Umfang zulässiger privater Nutzung sollte schriftlich festgelegt sein, ebenso der Prozess zur Abwicklung personalisierter Postfächer nach Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses.

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