Selbst-Check zur Überprüfung der Löschpraxis

Hintergrund

Die Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) als gesetzliche Regelung zur Verarbeitung personenbezogener Daten hat den Datenschutz nachhaltig verändert und geprägt. Sie verpflichtet jedes Unternehmen – unabhängig von seiner Größe – zur Implementierung eines Datenschutzmanagementsystems (DSMS). Jeder Verantwortliche hat deswegen eine Datenschutzorganisation vorzuweisen, die in der Lage ist, die Einhaltung datenschutzrechtlicher Pflichten zu gewährleisten. Eine der maßgeblichen Anforderungen ist die Pflicht personenbezogenen Daten korrekt zu Löschen nach DS-GVO. Verstöße gegen die Vorgaben können teuer werden.

Aufgrund des Prinzips der Datenminimierung (Art. 5 Abs. 1 lit. c DS-GVO) und dem Grundsatz der Zweckbindung, besteht nach Wegfall der Erforderlichkeit kein Rechtsgrund mehr zur weiteren Speicherung. 

Seit dem Wirksamwerden der DS-GVO am 25. Mai 2018 haben viele Organisationen interne Prozesse und Richtlinien entwickelt, um den Anforderungen gerecht zu werden. Jedoch zeigt die Praxis, dass die konsequente Umsetzung dieser Standards oft ausbleibt. Insbesondere bei der Geltendmachung des Löschrechts durch betroffene Personen oder im Rahmen von datenschutzaufsichtsbehördlichen Verfahren treten häufig Defizite zutage.

Zielsetzung

Der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg (LfDI BW) bietet einen Selbst-Check an, der Verantwortlichen hilft, die Umsetzung des Rechts auf Löschung gemäß Artikel 17 der Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) zu evaluieren. Dieses Instrument dient als praxisorientierter Realitätscheck, um bestehende Prozesse zu überprüfen und gegebenenfalls anzupassen.

Der Selbst-Check ermöglicht es Verantwortlichen, ihre bestehenden Maßnahmen zur Umsetzung des Artikels 17 DS-GVO zu überprüfen. Dabei wird beurteilt, ob die implementierten Prozesse effektiv sind und tatsächlich zu einem höheren Datenschutzniveau führen. Der Fragebogen wurde im Rahmen des „Coordinated Enforcement Framework“ (CEF) des Europäischen Datenschutzausschusses (EDSA) für das Jahr 2025 entwickelt und spiegelt exemplarisch die Fragen wider, die Datenschutzbehörden in aufsichtsrechtlichen Verfahren stellen könnten.​

Aufbau des Fragebogens

Der Selbst-Check gliedert sich in folgende Abschnitte:

Eigene Erfahrungen: Reflexion über bisherige Herausforderungen und Lösungsansätze.​

Informationen zum Verantwortlichen: Erhebung grundlegender Daten zur Organisation.

Verfahrensablauf: Beschreibung der internen Prozesse zur Datenlöschung.​

Fallkonstellationen: Analyse spezifischer Szenarien im Kontext des Löschrechts.​

Kommunikation mit betroffenen Personen: Bewertung der Interaktion und Informationsweitergabe.​

Technische Aspekte: Überprüfung der eingesetzten Technologien und Systeme zur Datenlöschung.​

Verantwortliche Organisationen sind eingeladen, freiwillig an der CEF-Befragung teilzunehmen. Der Selbst-Check bietet eine wertvolle Gelegenheit, die eigene Datenschutzpraxis kritisch zu hinterfragen und gegebenenfalls zu optimieren, um den Anforderungen der DS-GVO gerecht zu werden.

(Foto: Thapana_Studio – stock.adobe.com)