TOMs für den E-Mail-Versand

Die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen (LDI NRW) erläutert in einem aktuellen Beitrag, welche technischen Anforderungen und welche technischen und organisatorischen Maßnahmen ihrer Meinung nach bei dem Versand einer E-Mail beachtet werden sollten.

Zunächst wird darauf hingewiesen, bei einer datenschutzrechtlichen Beurteilung sowohl die Inhaltsdaten (d.h. dem Text und ggf. vorhandener Anhänge) einer E-Mail, als auch deren sog. Metadaten (bspw. Absender, Empfänger, Zeitstempel etc) zu betrachten sind, da sowohl Inhalts- als auch Metadaten personenbezogene Daten beinhalten können.

Danach werden die unterschiedlichen Anforderungen bei der Übermittlung von E-Mails zwischen einer Verschlüsselung auf Inhaltsebene und einer Verschlüsselung auf Transportebene ausgearbeitet.

Die nach Ansicht der LDI NRW zu beachtenden TOMs werden abschließend wie folgt zusammengefasst:

• Die Kommunikation per E-Mail bedarf mindestens der Transport-Verschlüsselung, wie sie von den namhaften europäischen Providern standardmäßig angeboten wird.
• Die Transportverschlüsselung sollte entsprechend der Technischen Richtlinie „BSI TR-03108 Sicherer E-Mail-Transport“ implementiert sein. In Abhängigkeit vom Schutzbedarf der versendeten Daten und dem Risiko können Abweichungen von der Richtlinie statthaft sein.
• Es ist zu berücksichtigen, dass bei einer Transportverschlüsselung die E-Mails auf den E-Mail-Servern im Klartext vorliegen und grundsätzlich einsehbar sind.  Bei besonders schützenswerten Daten (z.B. Kontobewegungsdaten, Finanzierungsdaten, Daten zum Gesundheitszustand, Mandantendaten von Rechtsanwälten und Steuerberatern, Beschäftigtendaten) ist eine alleinige Transportverschlüsselung möglicherweise nicht ausreichend. Zusätzliche technische und organisatorische Maßnahmen, wie z. B. eine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung können geboten sein. Sollte dies nicht gewährleistet werden können, sind ggf. alternative Übertragungswege denkbar: Hierzu zählen der elektronische Austausch über eine gesicherte Verbindung (Web-Portal des Verantwortlichen mit Zugangsbeschränkungen) oder die klassische postalische Zusendung.
• Der Betreff der E-Mail sollte keine personenbezogenen Daten enthalten.

Die LDI NRW weist daraufhin, dass die DSK aktuell Empfehlungen zur datenschutzkonformen E-Mail-Kommunikation ausarbeitet, so dass  die Ausführungen der LDI NRW unter dem Vorbehalt späterer Anpassungen an die Empfehlungen stehen.