Speicherbegrenzung bei Aufnahmen aus Videoüberwachung

Frage des GDD-Erfa-Kreises Coburg zur Videoüberwachung:

Ein Motorradhändler vertreibt hochwertige neue Motoräder sowie Ersatzteile und repariert in einer eigenen Werkstatt auch Maschinen. Ersatzteile werden von Lieferanten an einer Laderampe in ein Teilelager gestellt. Hier ist aufgrund der hohen Umschlagfrequenz nicht über den gesamten Entladevorgang hinweg ein Mitarbeiter des Motorradverkäufers anwesend. Die Laderampe und das Teilelager sind mit Videokameras überwacht, die Aufnahmen werden aufgezeichnet. In der Vergangenheit kam es bei der Lieferung von Neuteilen oft zu Mängeln durch Beschädigungen. Für den Nachweis, dass es sich um einen Liefermangel handelt, verlangt der Zulieferer die Aufzeichnungen der Kamera. Die Kameraüberwachung dient also dem Zweck ein Fehlverhalten des Lieferanten (…). Einen anderen Nachweis für eine unsachgemäße Handhabung der Ware durch den Lieferanten (…) akzeptiert der Zulieferer, welcher die Ware über Werksfahrer ausliefern lässt, nicht. Der zweite Grund der Videoüberwachung und der Speicherung liegt darin, dass es in der Vergangenheit öfters zu Diebstählen durch Mitarbeiter kam, welche hochwertige Ersatzteile aus dem Lager entwendeten. Aufgrund der oben beschriebenen Unübersichtlichkeit fallen die Diebstähle meist erst viel später auf, nämlich wenn das entwendete Teil verbaut werden soll.

Da die Mängel, bzw. die Diebstähle aufgrund der individuellen Arbeitsabläufe und Gegebenheiten in diesem speziellen Fall erst mehrere Tage nach der Lieferung, bzw. der Tat bemerkt werden können, müssten die Aufnahmen – um einen Nachweis für fahrlässiges oder vorsätzliches Handeln zu bieten – über einen längeren Zeitraum gespeichert werden. Eine tägliche Grobsichtung, um fahrlässiges Verhalten festzustellen, ist aufgrund der hohen Umschlagfrequenz bei den Anlieferungen nicht immer zielführend. Dort würden nur die offensichtlichen Fehler (Herunterfallen von Teilen o.ä.) auffallen. Details, wie zum Beispiel das Ansetzen der Sackkarre an der falschen Seite eines Kartons, das Belasten einer sensiblen Kante der Schutzverpackung, welche ursächlich für viele Mängel sind, sind bei einer täglichen Sichtung der Aufnahmen kaum zu erkennen. Ebenso sieht es bei dem Zweck der Diebstahlsaufklärung auf. Bei einer täglichen Sichtung kann nicht festgestellt werden ob der Mitarbeiter ein Teil im Rahmen seiner Tätigkeit in der Werkstatt aus dem Lager entnimmt um es zu verbauen oder ob er es zum Zwecke des Diebstahls entnimmt.
Bei wie vielen Tagen wäre in diesem Fall die Höchstgrenze für eine Speicherung der Aufzeichnungen erreicht?

Antwort des BayLDA:

Die Daten der Videoüberwachung müssen gemäß der DS-GVO gelöscht werden, wenn sie zur Erreichung der Zwecke, für die sie erhoben oder auf sonstige Weise verarbeitet wurden, nicht mehr notwendig sind (Art. 17 Absatz 1 lit. a DS-GVO) oder schutzwürdige Interessen der Betroffenen einer weiteren Speicherung entgegenstehen. Ob eine Sicherung des Materials notwendig ist, dürfte bei Videoüberwachungs-“Standardfällen“ innerhalb von ein bis zwei Tagen geklärt werden können. Unter Berücksichtigung von Art. 5 Absatz 1 lit. c DS-GVO – „Datenminimierung“ – und Absatz 1 lit. e DS-GVO – „Speicherbegrenzung“ sollte grundsätzlich nach 48 Stunden eine Löschung erfolgen.

Die Zwecke der Verarbeitung der Kameraaufnahmen müssen ausreichend deutlich definiert werden. Sofern ein solcher Zweck eine längere Speicherdauer erforderlich macht, ist dies grundsätzlich zulässig, nach Abwägung der Interessenlagen und ggf. Ausschluss von milderen Mitteln (z.B. mehr Personalkontrollen etc.) mit Begründung. Eine pauschale Höchstspeicherdauer ist in der DS-GVO nicht fixiert, da es auf den Einzelfall ankommt, allerdings waren aus unserer Praxis bislang max. 14 Tage in der Regel die Höchstgrenze für die jeweiligen zulässigen Zwecke der Videoüberwachung, so dass pauschal 30 Tage für alle Aufnahmebereiche aus unserer Sicht zu lang wären. Ggf. sollte sich das Unternehmen direkt an uns wenden und konkrete Angaben zum Aufnahmeort, des Zwecks und der – längeren – Speicherdauer machen, damit wir den Fall präziser beurteilen können.

(Bild von PIRO4D auf Pixabay )