Beschäftigtendaten: Bußgeld wegen unzulässiger Datensammlung in der Probezeit

Hintergrund
Ein Unternehmen wurde von der Berliner Beauftragten für Datenschutz und ­Informationsfreiheit (BlnBDI) mit einem Bußgeld von 215.000 Euro belegt, weil es sensible personenbezogene Daten seiner Beschäftigten während der Probezeit unrechtmäßig verarbeitet hatte. Die Daten wurden ohne Kenntnis der Betroffenen erfasst und für Kündigungsentscheidungen genutzt (S. 25, Jahresbericht 2023).

Details des Falls
Eine Vorgesetzte erstellte auf Anweisung der Geschäftsführung eine Liste mit Stammdaten, Leistungsbeurteilungen und Empfehlungen für mögliche Kündigungen. In einer weiteren Spalte der Liste fanden sich jedoch hochsensible Informationen, darunter persönliche Ansichten der Mitarbeitenden, Angaben zu psychischen Behandlungen und Interessen an einer Betriebsratsgründung. Diese Daten, größtenteils im Zusammenhang mit der Dienstplanung übermittelt, wurden an die Geschäftsführung weitergegeben.

Rechtliche Bewertung
Die Verarbeitung dieser Daten war weder geeignet noch erforderlich, um über eine Weiterbeschäftigung zu entscheiden. Es bestand kein sachlicher Zusammenhang zwischen den gesammelten Informationen und der Leistung oder dem Verhalten der Beschäftigten. Selbst bei organisatorischen Gründen für eine Kündigung wären weniger invasive Daten ausreichend gewesen.

Besonders problematisch war die Verarbeitung sensibler Gesundheitsdaten, die nur unter streng definierten Bedingungen – etwa bei einer relevanten Beeinträchtigung der Arbeitsfähigkeit – zulässig ist. Die bloße Mitteilung solcher Daten durch Beschäftigte ersetzt keine Einwilligung. Zudem fehlte die vorherige Information über den Zweck der Verarbeitung und das Widerrufsrecht.

Zusätzliche Verstöße
Neben der unrechtmäßigen Datensammlung wurden drei weitere Verstöße festgestellt:

• Keine Einbindung der Datenschutzbeauftragten bei der Erstellung der Liste.
• Verspätete Meldung der Datenpanne.
• Fehlende Dokumentation der Liste im Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten.

Konsequenzen
Die Aufsichtsbehörde ahndete diese Verstöße mit einem rechtskräftigen Bußgeld.

Zusammenfassung:
Vom Unternehmen gesammelte Informationen dürfen nur Rückschlüsse auf die Leistung und das Verhalten der Beschäftigten in Bezug auf ihr Arbeitsverhältnis zulassen. Folglich dürfen Arbeitgeber:innen nicht alle Informationen, die sie erhalten, insbesondere außerhalb des Erhebungskontextes weiterverwenden, selbst wenn ihnendiese durch die Beschäftigten selbst mitgeteilt worden sind.
Es ist in jedem Einzelfallzu prüfen, ob die Erfassung, Speicherung oder Verwendung der jeweiligen Daten
geeignet und erforderlich sind. Die Erforderlichkeit setzt voraus, dass ein legitimer Zweck verfolgt wird. Im Rahmen der Prüfung muss dann eine Abwägung zwischen den verschiedenen Interessen erfolgen.

(Foto: Stockfotos-MG – stock.adobe.com)