Hinweis auf Informationspflichten in E-Mails

Frage des GDD-Erfa-Kreises Coburg zu Informationspflichten in E-Mails:

Wenn ein Angebot an eine betroffene Person per E-Mail verschickt wird, ist es dann möglich bezüglich der Informationspflichten auf die Datenschutzerklärung zu verweisen oder müssen diese als z.B. PDF direkt der E-Mail angehängt werden?

Antwort des BayLDA:

Das WP 260 erlaubt eine „gestufte“ Vorgehensweise. In der ersten Stufe sollte auf die Identität des Verantwortlichen, die Zwecke der Verarbeitung und das Bestehen von Betroffenenrechten hingewiesen werden; auch überraschende Verarbeitungen sollten genannt werden. In einer zweiten Stufe müssen dann alle Informationen unabhängig in welchem Absatz sie in Art. 13 und 14 gefordert werden, gegeben werden. Hierbei kann auf eine Datenschutzerklärung auf der Webseite verwiesen werden. Es muss dabei jedoch sichergestellt werden, dass nicht auf eine allgemeine „Datenschutzinformation für alle Fälle“ verwiesen wird, sondern, dass der interessierte Betroffene insbesondere erkennt, was die Rechtsgrundlage der Verarbeitung in seinem speziellen Fall ist. Es kann daher im Zweifel keine „One-Size-Fits-All-Information“ für alle betroffenen Personen also Beschäftigte, Kunden, Geschäftspartner, Webseitenbesucher und Lieferanten geben.

(Bild von Muhammad Ribkhan auf Pixabay )