Hinweispflichten bei Auskunftsbegehren
Das BayLDA beantwortet eine Frage des GDD-Erfa-Kreises Coburg zu Hinweispflichten bei Auskunftsbegehren:
Wenn eine betroffene Person bei einer Firma einen Auskunftsanspruch z.B. per E-Mail geltend macht, muss die betroffene Person dann gem. Art. 13 DS-GVO darauf hingewiesen werden, dass die in der E-Mail angegebenen Daten zur Beantwortung der Auskunft verarbeitet werden? Wenn ja, reicht es dann den Betroffenen bei Beantwortung der Auskunft darauf hinzuweisen oder muss dies gleich nach dem Eingang der E-Mail die Informationen erhalten? Wie lange sollten Auskunfts-Mails zum Nachweis aufbewahrt werden? Wir denken eine Frist von 3 Jahren aufgrund etwaiger Rechtsansprüche sollte ausreichend sein.
Antwort des BayLDA:
Die Informationen nach Art. 13 DS-GVO müssen bei Erhebung zur Verfügung gestellt werden. Nach nicht abschließend geklärt ist, was unter Erhebung in diesem Zusammenhang zu verstehen ist. Weiterhin müssen nach Art. 12 Abs. 1 DS-GVO geeignete Maßnahmen zur Erfüllung der Transparenzpflichten getroffen werden. Hieraus lässt sich ableiten, dass praxisgerechte Lösungen getroffen werden können. Es wird dazu voraussichtlich eine Konkretisierung der DSK geben. Bis auf weiteres halten wir es für ausreichend, wenn die Informationen bei einer zeitnahen Beantwortung mit der Antwort-E-Mail gegeben werden. Für die Aufbewahrung von Auskunfts-E-Mails gibt es derzeit noch keine Festlegungen. Wir halten 3 Jahre für ausreichend.
(Bild von Gerd Altmann auf Pixabay)
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